จัดรูปแบบข้อมูล

การจัดรูปแบบข้อความ (Format)

การจัดข้อความสามารถทำได้โดยการใช้เครื่องมือบนแถบริบบอน ในกลุ่มเมนู Home ซึ่งมีกลุ่มย่อยประกอบด้วย:

• ✅ แบบอักษร (Font)
• ✅ การจัดแนว (Alignment)
• ✅ ตัวเลข (Number)
• ✅ ลักษณะ (Styles)
• ✅ เซลล์ (Cells)
• ✅ การแก้ไข (Editing)

ข้อสังเกต: การกำหนดรูปแบบบางอย่างไม่สามารถทำได้เมื่ออยู่ในสถานะป้อนค่า (Enter) หรือกำลังแก้ไข ให้สังเกตจากเคอร์เซอร์ที่กำลังกระพริบ หรือกรอบเซลล์ที่เป็นเส้นสีล้อมรอบ

การออกจากสถานะป้อนค่า หรือ แก้ไข ทำได้โดยการกดแป้น Enter หรือ Ctrl + Enter หรือคลิกที่เครื่องหมายถูกหน้าแถบสูตร

หลักการสำคัญ: คือการเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ ดังนั้นต้องเลือกเซลล์ที่ต้องการก่อนเสมอ แล้วจึงกำหนดลักษณะตามต้องการ

การจัดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร

ในเมนู Home เป็นที่รวมเครื่องมือพื้นฐาน เช่น Fonts, ตัวหนา, ตัวเอียง, ขนาด และสี มีวิธีการใช้งานดังนี้:

1. พิมพ์ข้อความในเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ
2. กดปุ่ม Enter เพื่อออกจากสถานะป้อนข้อมูล
3. บนริบบอนเมนู Home คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ (สามารถเลือกหลายลักษณะพร้อมกันได้ เช่น ตัวหนาคู่กับตัวเอียง)

ตัวอย่างการใช้งาน:

1. พิมพ์คำว่า "ครูไอที" ในเซลล์ A1
2. กำหนดฟอนต์เป็น TH SarabunPSK, ขนาด 28, ตัวหนา, ขีดเส้นใต้ และ สีส้ม

การจัดแนวด้วยเครื่องมือบนริบบอน

ใช้กลุ่มการจัดแนว (Alignment) สำหรับกำหนดตำแหน่งข้อความ เช่น ชิดบน, กึ่งกลาง, ชิดล่าง, ชิดซ้าย, ชิดขวา และการตัดคำ

การจัดกึ่งกลาง (Center):

1. คลิกที่ตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ
2. คลิกปุ่มจัดตรงกลาง หรือ กึ่งกลาง บนเมนู Home

การวางแนว (Orientation)

ใช้จัดทิศทางข้อมูลในเซลล์ โดยใช้เครื่องมือรูป ab พร้อมลูกศรเฉียง แล้วเลือกทิศทางที่ต้องการ

การตัดคำ (Wrap Text)

ใช้ในกรณีที่ข้อความยาวเกินเซลล์ เพื่อให้แสดงผลได้หลายบรรทัดในเซลล์เดียว โดยการคลิกปุ่ม Wrap Text

การผสานเซลล์ (Merge & Center)

ใช้รวมหลายเซลล์เข้าเป็นเซลล์เดียว (ต้องเลือก 2 เซลล์ขึ้นไป) แล้วคลิกปุ่ม Merge & Center

การกำหนดคุณสมบัติเฉพาะให้กับเซลล์

เพื่อให้เซลล์รับข้อมูลและแสดงผลได้ถูกต้องตามชนิดข้อมูล (เช่น วันที่, สกุลเงิน) มีขั้นตอนดังนี้:

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ
2. คลิกขวาเลือกคำสั่ง Format Cells จะปรากฏหน้าต่างที่มี 6 กลุ่มหลัก:

• (1) Number: จัดรูปแบบตัวเลข
• (2) Alignment: การจัดวาง
• (3) Font: ชนิดตัวอักษร
• (4) Border: เส้นขอบ
• (5) Fill: สีพื้นและลาย
• (6) Protection: ป้องกันข้อมูล

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ใช้สำหรับเน้นข้อมูลอัตโนมัติ เช่น หากนักเรียนได้เกรด 0 ให้แสดงพื้นหลังสีแดง:

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ
2. เลือก Conditional Formatting ที่เมนู Home
3. เลือก Highlight Cells Rules
4. เลือก Equal To... แล้วใส่ค่าเป็น 0
5. เลือกรูปแบบสีที่ต้องการเน้น