จัดการฐานข้อมูลด้วย Excel

ฐานข้อมูล (Database)

ฐานข้อมูล คือ กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน นำมาเก็บรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบ เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น ข้อมูลทะเบียนนักเรียน ฐานข้อมูลที่ดีต้องเรียกใช้ได้สะดวก ข้อมูลไม่ซ้ำซ้อน และต่อยอดไปใช้งานอื่นๆ ได้ เช่น การนำเสนอข้อมูลเพื่อประกอบการพิจารณา

ฐานข้อมูลเปรียบเสมือน ตู้เก็บเอกสาร (Hard Disk) ภายในตู้จะมี แฟ้มเอกสาร (File) ซึ่งประกอบด้วย รายการข้อมูล (Record) และในแต่ละเรคคอร์ดจะประกอบด้วย เขตข้อมูล (Field) สรุปความสัมพันธ์ได้ดังนี้:

การสร้างแฟ้มข้อมูล

ก่อนเริ่มสร้าง ต้องทราบความต้องการและขอบเขตของข้อมูลก่อน เพื่อความถูกต้องแม่นยำ โดยข้อมูลใน Field เดียวกันต้องเป็นประเภทเดียวกัน และไม่ควรตั้งชื่อ Field ซ้ำกัน

พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

1. บิต (Bit): หน่วยเล็กที่สุด เก็บข้อมูลเลขฐานสอง (0 และ 1)

2. ไบต์ (Byte): เกิดจากการนำบิตมารวมกันเป็นตัวอักษร (Character)

3. ฟิลด์ (Field): เขตข้อมูลที่รวมไบต์เข้าด้วยกันจนมีความหมาย เช่น ชื่อ, ตำแหน่ง

4. เรคคอร์ด (Record): ระเบียนข้อมูลที่เกิดจากการรวมฟิลด์ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน เช่น ข้อมูลพนักงาน 1 คน

5. ไฟล์ (File): แฟ้มข้อมูลที่รวมหลายระเบียนที่เป็นเรื่องเดียวกันเข้าไว้ด้วยกัน

6. เอนทิตี้ (Entity): ชื่อของสิ่งที่เราสนใจเก็บข้อมูล (คน, สถานที่, สิ่งของ) เช่น เอนทิตี้นักเรียน

7. แอททริบิวต์ (Attribute): รายละเอียดคุณสมบัติของเอนทิตี้ เช่น รหัสสินค้า, ราคา

การใช้ Microsoft Excel ในการจัดการฐานข้อมูล

สำหรับงานขนาดไม่ใหญ่มาก Excel คือเครื่องมือที่คล่องตัวสูง รองรับข้อมูลได้มหาศาล:

• สร้างได้มากกว่า 300 sheets ต่อไฟล์
• บันทึกได้มากกว่า 1,048,000 records ต่อชีท
• กำหนด Field ได้ตั้งแต่ A-Z จนถึง XFD

จุดเด่นและฟังก์ชันที่สำคัญ:

เรียงลำดับ (Sort) กรองข้อมูล (Filter) คำนวณทางสถิติ หาผลรวม/ค่าเฉลี่ย สร้างกราฟรายงาน

อ้างอิง:
- รมณีย์ เจริญทรัพย์, “การจัดการฐานข้อมูลโดยใช้โปรแกรม Microsoft Excel”, www3.rdi.ku.ac.th
- กรมวิชาการเกษตร, “การจัดทำฐานข้อมูลแบบ CSV สำหรับการเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนข้อมูล”, www.doa.go.th